Chi controlla la tua agenda?

Gli avvocati sono abituati a vivere di scadenze e termini imposti da altri, dalla legge, dal giudice, dai clienti.
Un avvocato viene educato, sin dal primo giorno di pratica, a fare attenzione alle scadenze ed ai termini.
Vive, spesso e volentieri, con la sensazione di non avere il controllo del proprio tempo, forse per questo che molti avvocati sfruttano ogni minuto a disposizione. Alcuni colleghi e clienti mi dicono “la programmazione non è cosa per avvocati” oppure “la gestione del tempo non può essere considerata nel mondo forense”

Le cose non sono molto diverse per altre categorie professionali.
Non nego che per lungo tempo l’ho considerata come condizione naturale della professione forense. Più mi sono formato e ho sviluppato le competenze e più mi sono scontrato con questa convinzione diffusa. 

Ho letto libri e fatto corsi di ogni genere e sono arrivato a poter dire di controllare la maggior parte del mio tempo, della mia agenda.
Alla domanda “chi controlla la tua agenda?” posso rispondere “per circa l’80% io”.
Sono io che fisso gli appuntamenti e le riunioni, le date dei corsi di formazione ed i momenti dedicati allo studio. Segno in agenda quando prendere del tempo per me stesso e la famiglia. Una grande conquista

Equilibrio precario

Fino a quando qualcosa rompe l’equilibrio e cadi nel delirio della frenesia scandito da termini sempre più ravvicinati, consegne ed attività via via sempre più urgenti. Tutto ciò determinato da altri, al di fuori del tuo controllo. Lo accetti perché gli imprevisti possono capitare.

Viene meno l’equilibrio dell’agenda che hai costruito, crollo che trascina con sé l’equilibrio mentale.
Le attività frenetiche generano stress e forti emozioni, che lasciano dietro di sé fastidiose “scorie”.
Il razionale controllo dell’agenda lascia il posto al delirio emozionale

L’illusione del controllo

Il controllo che ritenevi di avere raggiunto è una illusione.
Ti fa stare bene fino a che l’illusione si mantiene, fino a che la bolla di cristallo in cui sei immerso si rompe in migliaia di pezzi portando strappando la tranquillità mentale. Le tecniche di gestione del tempo, cambio di atteggiamento ed impostazione mentale aiutano, ma non ribaltano la realtà

Ciò che è fuori di te è al di fuori del tuo controllo.
È su quello che devi fare attenzione per evitare di non inciampare

L’arroganza della mia risposta sul 80% l’ho capita quando la fragilità della situazione si è rivelata in tutti i suoi miliardi di pezzi.
Quando con una battuta ho risposto alla domanda “chi controlla la tua agenda?” “per l’80% io, il problema è il 20% che non controllo”

Come in un sogno mi è tornato alla mente il principio di Pareto, ovvero il principio secondo cui il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti 

Da wikipedia:
Questo principio può avere diverse applicazioni pratiche in diversi settori, ad esempio:

  • economia: l’80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione; il 20% dei venditori fa l’80% delle vendite; per treni e aerei l’80% dei ricavi deriva da un 20% di rotte non in perdita; l’80% del deficit sanitario italiano è localizzato in un 20% di ASL sparse sul territorio.
  • qualità: il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l’80% delle non conformità totali. Oppure: l’80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
  • informatica: l’80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma; l’80% delle operazioni degli utenti sono dovute al 20% delle funzioni a disposizione di un applicativo; l’80% degli errori di codifica è riconducibile al 20% dei moduli; l’80% dei visitatori di un sito vede solo il 20% delle pagine.
  • controllo di gestione: l’80% dei costi è determinato dal 20% delle attività svolte; l’80% del valore del magazzino è determinato dal 20% degli articoli totali.

In pratica io ho determinato la situazione, io ho messo le basi per il generarsi dello stress perché porre l’attenzione a controllare l’80% dell’agenda ho ceduto all’esterno il controllo di quel 20% che determina gli effetti peggiori perché gli imprevisti e le emergenze derivanti l’80% delle mie energie, risorse e capacità

Allora previeni e preparati partendo proprio dal 20% al di fuori del controllo

Come?

Quando pianifichi le attività parti da ciò che si trova al di fuori della tua sfera di controllo.
Prevedi ed organizza la giornata (settimana o mese, a seconda di come programmi il tuo tempo) prevedendo di avere del tempo extra da dedicare agli imprevisti

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